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Handbuch

Heizung

Programm zur Erfassung und Berechnung von Heizkosten

Allgemein

Bei dem vorliegenden Programm handelt es sich um eine Windowsapplikation zur Erfassung und Berechnung von Heizkostenabrechnungen.

Die Heizkostenabrechnung ist Teil der Betriebskostenabrechnung eines vermieteten Gebäudes oder einer Eigentümergemeinschaft und umfasst die Kosten, die durch die Wärmelieferung und Warmwasserlieferung entstehen. In Deutschland ist die Heizkostenabrechnung durch die Heizkostenverordnung gesetzlich geregelt.

Die Heizkostenverordnung verpflichtet jeden Betreiber einer gemeinschaftlich genutzten Heizungsanlage zur verbrauchsabhängigen Abrechnung der Heizkosten. Dieser Verpflichtung kann man sich nicht durch Vertrag entziehen, d. h. sie ist unabdingbar.

Das Entwicklerteam hat großen Wert darauf gelegt, die branchenüblichen Besonderheiten in die Entwicklung einfließen zu lassen, um den fachlichen Anwender auch ohne besondere Schulungsmaßnahmen einen sofortigen Einstieg in die Bedienung zu ermöglichen.

Da es sich um ein sehr komplexes Programm handelt ist es wichtig sich einen Überblick über den logischen Aufbau der Strukturen zu verschaffen und sich mit diesen vertraut zu machen.

Wir hoffen, dass Ihnen dieses Handbuch hierbei hilft und stehen Ihnen gerne unter nachstehender Anschrift zur Verfügung:

Anschrift:

Sommer Informatik GmbH

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Tel: +49(0)8031/ 24881

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E-Mail: info@sommer-informatik.de

Inhaltsverzeichnis

Allgemein................................................................................................................................................................................. 2

Inhaltsverzeichnis........................................................................................................................................................... 3

1 Terminologie, Installation und Programmstart........................................................................ 4

1.1 Terminologie........................................................................................................................................................... 4

1.2 Installation und Programmstart........................................................................................................... 5

1.3 Kopierschutz............................................................................................................................................................ 5

1.4 Die Hauptmaske....................................................................................................................................................... 6

2 Beschreibung der einzelnen Bereiche.................................................................................................. 7

2.1 Objektdaten – Bereich...................................................................................................................................... 7

2.1.1 Modul „Objekt“.................................................................................................................................................... 7

2.1.2 Modul „Brennstoffkosten“................................................................................................................................. 8

2.1.3 Modul „Kosten“................................................................................................................................................... 9

2.1.4 Modul „Aufteilung“.......................................................................................................................................... 10

2.1.5 Objekt drucken.................................................................................................................................................... 12

2.2 Nutzerdaten - Bereich.................................................................................................................................... 13

2.2.1 Modul „Nutzer“.................................................................................................................................................. 13

2.2.1.1 Nutzerdaten............................................................................................................................................... 14

2.2.1.2 Heizgradtage............................................................................................................................................. 14

2.2.1.3 Heizung...................................................................................................................................................... 15

2.2.1.4 Kaltwasser und Warmwasser................................................................................................................ 16

2.2.1.5 Zusätzliche Kosten................................................................................................................................... 17

2.2.1.6 Verbrauch schätzen................................................................................................................................. 18

2.3 Abrechnung............................................................................................................................................................ 19

2.3.1 Modul „Gesamtübersicht“............................................................................................................................... 19

2.3.2 Modul „Einzelabrechnung“ / „Einzelabrechnung2“................................................................................. 20

2.3.3 Modul „Nutzerstammblatt“.............................................................................................................................. 21

2.3.4 Modul „Rechnung“........................................................................................................................................... 22

2.4 Bereich „Datei“..................................................................................................................................................... 23

2.4.1 Neu........................................................................................................................................................................ 23

2.4.2 Laden.................................................................................................................................................................... 23

2.4.3 Speichern............................................................................................................................................................. 23

2.4.4 Speichern unter.................................................................................................................................................. 23

2.4.5 Import................................................................................................................................................................... 23

2.4.6 Import DB............................................................................................................................................................. 24

2.4.7 Export................................................................................................................................................................... 24

2.4.8 Alte Laden............................................................................................................................................................ 24

2.4.9 Textbausteine...................................................................................................................................................... 24

2.5 Bereich „Allgemein“........................................................................................................................................ 25

2.5.1 Info........................................................................................................................................................................ 25

2.5.2 Hilfe...................................................................................................................................................................... 25

2.5.3 Init Passwort....................................................................................................................................................... 25

2.5.4 Email..................................................................................................................................................................... 25

2.5.5 $ HKV................................................................................................................................................................... 25

2.5.6 Ende...................................................................................................................................................................... 25

1 Terminologie, Installation und Programmstart

1.1 Terminologie

Programmterminologie	allgemeiner Sprachgebrauch	Beispiel
Objekt	Haus, Wohngebäude	Wohnhaus Kampenwandstr.13
Liegenschaft	Grundstück, Gebäude	Siehe Objekt
Nutzer	Mieter, Eigentümer	Mieter Huber
Anteil	Eigentümeranteil	QM
Einheit	Abrechnungseinheit	Wohnung, Büro

1.2 Installation und Programmstart

Bitte legen Sie die Installations-CD in das entsprechende Laufwerk und starten Sie die Datei „Setup.exe“.

Nach Eingabe des Installationspfades wird automatisch die Installationsroutine gestartet und die Software auf ihren Rechner installiert.

Das Programm wird aus der Liste Programme durch anklicken der Schaltfläche „Capitol Heizkosten“ gestartet.

1.3 Kopierschutz

Beim ersten Programmstart erscheint ein Dialog, der als Kopierschutz die Anwendung vor unberechtigten Zugriffen schützt. Falls Sie die Anwendung im Demonstrationsmodus starten möchten, müssen Sie im Feld für das Passwort das Wort „demo“ eingeben und den Dialog mit OK abschließen. Falls Sie die erweiterten Funktionen des Programms nutzen möchten, müssen Sie das Programm zunächst registrieren. Das dazu notwendige Kennwort erhalten Sie telefonisch, per Fax oder per E-Mail von der Sommer-Informatik GmbH.

1.4 Die Hauptmaske

Das fensterbasierende Programm ermöglicht den Aufruf bzw. Auswahl aller Untermodule des gesamten Menüsystems durch anklicken des jeweiligen Modul-Buttons.

2 Beschreibung der einzelnen Bereiche

2.1 Objektdaten – Bereich

2.1.1 Modul „Objekt“

Durch Anklicken der entsprechenden Schaltfläche im Hauptmenü gelangen Sie in das Modul Objekt.

Es erscheint der Dialog Eingabe Objektdaten. Er ermöglicht die Erfassung der Anschrift des Objekts und der Hausverwaltung, sowie die Festlegung des Abrechnungszeitraumes. Zusätzlich können weitere Angaben über Kunden-Nr, Liegenschaft-Nr, Bezirks-Nr, usw. erfasst werden, die für den Datenexport von Bedeutung sind.

Durch die Angabe der Einheiten können Sie festlegen, über wie viele Abrechnungseinheiten, z. B. Wohnungen, das Objekt verfügt.

Die Funktion Rechnen ermittelt die Summen der Abrechnungstage, die zwischen Anfangs- und Enddatum liegen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit die Nutzer mit der Adresse und dem Abrechnungszeitraum des Objekts zu versehen.

2.1.2 Modul „Brennstoffkosten“

Nach Aufruf der Schaltfläche Brennstoff erscheint der Dialog Eingabe Brennstoffkosten. Hier können Sie den Anfangsbestand, Anlieferungen, Endbestand, Brennstoffart und die Abrechnungswährung angeben.

Die Funktion Rechnen ermittelt die Gesamtsummen im Dialog.

Der Restbestand wird in der nächsten Abrechnungsperiode als Anfangsbestand gesetzt.

Restbestand bewerten:

Betrag aus letztem Einkauf:

Es wird prozentuell der Betrag aus dem letzten Einkaufspreis ermittelt

Betrag aus Durchschnittswert:

Es wird der durchschnittliche Einkaufspreis ermittelt und prozentuell auf den Restbestand verrechnet.

2.1.3 Modul „Kosten“

Das Modul Kosten können Sie aus dem Hauptfenster heraus aufrufen. Dieser Dialog dient der Erfassung von Betriebskosten, wie z. B. Betriebsstrom oder Abrechnungskosten. Sie haben die Möglichkeit verschiedene Schlüssel für die Kosten festzulegen. Diese Schlüssel sind für den Datenexport von großer Bedeutung.

In der Spalte „Lohn-/ Fahrtkosten nach §35a“ können Sie die nach §35a EStG anrechenbaren Anteile der Kosten eingeben. Die Summe dieser Kosten wird anteilig den Nutzern zugeschrieben.

Die Funktion Rechnen ermittelt die Gesamtsumme der Rechnungspositionen.

2.1.4 Modul „Aufteilung“

Durch den Aufruf des Menüpunkts Aufteilung gelangen Sie in dieses Modul. Hier können Sie die Teilung der Gesamtkosten, die sich aus Brennstoffkosten und Betriebskosten ergeben, in Heizkosten und Warmwasserkosten bestimmen. Der Prozentsatz der Aufteilung lässt sich durch die Angabe von Verbrauch, Warmwassertemperatur und Brennstoffheizwert mittels der Funktion Rechnen, die sich im Abschnitt Formel befindet, ermitteln. Über den Button neben dem Heizwert können Sie aus vordefinierten Standardwerten für verschiedene Brennstoffe den Heizwert vortragen.

Hier legen Sie auch fest wie die Heizkosten, Warmwasserkosten und Wasser-/Schmutzwasserkosten verteilt werden sollen, so wie die Anteile der Verteilung.

Wenn Sie den Haken bei „Das Gebäude entspricht nicht der Wärmeschutzverordunung von 1994 …“ setzten wird die Aufteilung der Verbrauchsermittlung jeweils für Heizung und Warmwasser auf 30/70 Fläche/Verbrauch festgesetzt. Die Werte können erst wieder geändert werden, wenn der Haken nicht mehr gesetzt ist.

Abschließend geben Sie hier auch die Wasser- und Schmutzwasserkosten und deren Steuersätze ein.

Eine Heizungsanlage hat, vom Brennstoff bis zur Raumluft, niemals einen Wirkungsgrad von 100 %. Daher geht ein Teil der von einem Nutzer bezogenen Energie verloren, entweder weil sie aus dem Gebäude entweicht, oder weil sie anderen Nutzern zugute kommt, durch deren Räume die Leitungen gehen oder die Wand an Wand mit dem heizenden Nutzer wohnen (Wärmeklau).
Selbst wenn niemand heizt, entstehen durch den Bereitschaftsbetrieb der Heizungsanlage Kosten.

Daher hat der Gesetzgeber bestimmt, dass nur ein Teil der Kosten, nämlich zwischen 50 und 70 %, nach dem Verbrauch abgerechnet werden darf (Verbrauchskosten) und der Rest nach der (beheizbaren) Wohnfläche bzw. nach dem umbauten Raum umgelegt wird (Festkosten).

2.1.5 Objekt drucken

Das Fenster Objektdaten liefert Ihnen eine vorab Ansicht der Heizkostenaufstellung.

Mit einem Klick auf öffnet sich die Druckvorschau. öffnet die Nutzerübersicht. Mittels wird der Standardemailclient gestartet. schließt das Fenster.

2.2 Nutzerdaten - Bereich

2.2.1 Modul „Nutzer“

Im Modul Nutzer können Sie die Nutzer der Abrechnungseinheiten eingeben. Dafür dienen die Reiter

- Nutzerdaten: Eingabe von Einzugs- und Auszugsdatum, Personentage,

Vorauszahlung und qm-Anteil an Heizung und Warmwasser

- Heizgradtage: Übersicht der Heizgradtage der einzelnen Monate

- Verteiler/Zähler: Erfassung der Zählerstandorte und Zählerstände

- Warmwasser: Erfassung des Warmwasserverbrauchs

- Kaltwasser: Erfassung des Kaltwasserverbrauchs

- Zusätzliche Kosten: um z.B. Sonderbelastungen, die einen Nutzer betreffen zu

erfassen.

Im Kopf der Maske können Sie den Namen und Adresse des jeweiligen Nutzers bearbeiten. Zusätzlich sehen Sie hier auch noch einmal wie die einzelnen Kosten verteilt werden.

Die ersten drei Buttons von links in der oberen Leiste stellen verschiedene Ausdrucke bereit:

1. Abrechnung: Die Abrechnung des gerade ausgewählten Nutzers wird gedruckt.

2. Nutzerstammblatt: Ein Datenblatt mit allen Ablesewerten des gewählten Nutzers wird gedruckt.

3. Leeres Stammblatt: Ein leeres Stammblatt für die Wohnung des aktuellen Nutzer wird gedruckt. Hier werden nur die Standorte und die Zählernummern der Zähler übernommen.

Diese Funktionen finden Sie auch im Menü Drucken wieder.

Die nächsten vier Buttons mit den Pfeilsymbolen dienen zur Navigation durch die Nutzer (Erster, vorheriger, nächster, letzter). Alternativ dazu können Sie den gewünschten Nutzer über einen Doppelklick in der Tabelle am rechten Fensterrand auswählen.

Der Button mit dem Summensymbol berechnet die Werte des aktuellen Nutzers neu.

Der letzte Button in der Leiste schließt die Nutzereingabe.

Wie sich

2.2.1.1 Nutzerdaten

Bei den Nutzerdaten werden der Zeitraum des jeweiligen Nutzers und dessen Anteile an Heizung und Warmwasser eingegeben. Hier wird auch, sofern durch die festgelegte Verteilung erforderlich, auch die Personentage oder die Heizgradtage des Nutzers berechnet.

2.2.1.2 Heizgradtage

Hier wird Ihnen eine kurze Übersicht über die Anzahl der Heizgradtage der einzelnen Monate gegeben.

2.2.1.3 Heizung

Hier werden die Werte der Verdunster/Wärmemengenzähler eingegeben und die Einzelverbräuche und der Gesamtverbrauch für den Nutzer berechnet. Sie können die Standorte der Zähler festlegen und die Standorte der Zähler des aktuellen Nutzers über den Button Alle Standortzähler übernehmen für alle anderen Nutzer übernehmen.

Die Standorte können Sie im Menü über Extras -> Standorte definieren einstellen.

Die Gewichtung beschreibt den Faktor mit dem der jeweilige Verbrauchswert für den gewichteten Verbrauch für den gewichteten Verbrauch multipliziert wird. Der Standardwert einer neuen Abrechnung setzt die Gewichtungen auf den Wert 1. Sie können auch die Gewichtungen des aktuellen Nutzers auf die anderen übertragen (Alle Gewichtungen übernehmen).

2.2.1.4 Kaltwasser und Warmwasser

Auf dem Reiter Kalt- bzw. Warmwasser stehen Ihnen jeweils zehn Zähler zur Verbrauchseingabe zur Verfügung.

2.2.1.5 Zusätzliche Kosten

Hier können Sie dem jeweiligen Nutzer Kosten zuordnen, die nicht verteilt werden sollen.

Zusätzlich dazu können Sie hier auch die Mengen und Preise der Kalt- und Warmwasserzähler sowie der Verdunster/Wärmemengenzähler angeben.

Das Ergebnis für die einzelnen Zähler ist dabei abhängig vom Zeitraum des Nutzers.

Über die Buttons rechts neben den Feldern für die Eingabe des Zählerpreises können sie den Preis und die Menge des jeweiligen Zählers für alle Nutzer übernehmen.

Falls im Laufe eines Abrechnungszeitraums ein Nutzerwechsel eintritt, kann dieser mit dem Button Nutzerwechsel neben dem Eingabefeld für den Namen des Nutzers festgehalten werden. Diese Funktion finden Sie auch im Menü Bearbeiten.

Der neue Nutzer wird eingetragen und ein neuer Nutzer wird gespeichert. Falls es keinen neuen Nutzer gibt wird einfach ein „Leerstand“ als Nutzer angelegt.

2.2.1.6 Verbrauch schätzen

Auf den Reitern Heizung, Warmwasser und Kaltwasser können Sie für den jeweils ersten Zähler den Verbrauch schätzen, wenn der aktuelle Nutzer nicht über den kompletten Abrechnungszeitraum in der Wohnung war.

Über den Button wird die Eingabemaske aufgerufen, die über den Gesamtverbrauch der Wohnung den geschätzten Verbrauch des Nutzers zeitanteilig berechnet.

2.3 Abrechnung

2.3.1 Modul „Gesamtübersicht“

Im Modul Übersicht sehen Sie eine Tabellarische Aufstellung aller Nutzer und der jeweiligen Kostenaufteilungen.

Der Button öffnet die Druckvorschau der Nutzerübersicht. öffnet den Standardemailclient. Über wird die Tabelle nach Microsoft Excel exportiert und angezeigt. Klicken Sie auf um die Übersicht als Semikolon getrennte Textdatei zu speichern. Über wird nach einer Nutzereingabe die Ansicht neu durchgerechnet. öffnet das Nutzereingabefenster. Mit einem Klick auf schließen Sie das Fenster.

2.3.2 Modul „Einzelabrechnung“ / „Einzelabrechnung2“

Der Dialog Einzelabrechnung stellt das Abrechnungsergebnis für einen Nutzer dar. Sie können wie schon bei der Nutzereingabe über die entsprechenden Buttons den Nutzer auswählen, der gedruckt werden soll. Die aktuelle angezeigte Abrechnung können Sie mittels auf Ihrem Drucker ausdrucken. druckt dagegen alle Abrechnungen nacheinander. schließt das Fenster.

Einzelabrechnung2 die gleiche Funktionalität mit dem Unterschied, dass Sie den Ausdruck bearbeiten können. Über das Menü Drucken -> Designer können Sie die „Schablone“ für den Ausdruck editieren, also z.B. Schriftgrößen für beliebige Elemente ändern oder deren Position verschieben.

Achtung: Damit Sie den Report bearbeiten können müssen Sie ein Passwort eingeben. Dieses Passwort ist 24882.

Dies soll eine unabsichtliche Bearbeitung des Ausdrucks verhindern.

Sollten Sie den Report bearbeiten wollen ist es auf jeden Fall ratsam eine Sicherungskopie der Datei „einzelabrechnung_heizung.fr3“ aus dem Order „fastreport“ im Installationsverzeichnis der Heizkostenabrechnung zu machen.

2.3.3 Modul „Nutzerstammblatt“

Das Modul Nutzerstammblatt bietet eine übersichtliche Darstellung der Zähler und Zählerstände der einzelnen Nutzer.

druckt das aktuelle Stammblatt. Mit können Sie ein leeres Stammblatt drucken, welches Sie verwenden könnten, um die Ablesung durchzuführen. öffnet die Eingabemaske für die Objektdaten, öffnet die Brennkostenerfassung, zeigt die Maske zur Erfassung der weiteren Betriebskosten. Mit können Sie die Aufteilung der Kosten festlegen, ermöglicht die Nutzereingabe. zeigt ein leeres Stammblatt an. schließt das Fenster.

2.3.4 Modul „Rechnung“

Im Modul Rechnung können Sie eine Rechnung für beliebige Zwecke manuell erstellen.

druckt die Rechnung. Klicken Sie auf um eine neue Rechnung zu erstellen. speichert die Rechnung in die aktuelle Datei, rechnet die Rechnung durch. schließt das Fenster.

2.4 Bereich „Datei“

2.4.1 Neu

Die Schaltfläche Neu bereitet ein neues Projekt vor. Hier werden zunächst alle bereits getätigten Eingaben zurückgesetzt.

2.4.2 Laden

Die Funktion Laden dient zur Wiederherstellung von zuvor erstellten Projektsicherungen. Sie können mit dem Dialog Öffnen eine beliebige Projektdatei mit der Endung „he3“ selektieren. Anschließend wird das alte Projekt geladen. Sie können sich die zuletzt geöffneten Dateien anzeigen lassen, um einen schnellen Zugriff auf Sicherungsdateien zu haben. Dazu platzieren Sie den Mauszeiger über den Schalter Laden und betätigen die rechte Maustaste. Anschließend gehen Sie mit dem Mauszeiger auf den Menüpunkt „zuletzt geöffnete Dateien“ und wählen den entsprechenden Eintrag aus. Daraufhin wird diese Datei geöffnet.

2.4.3 Speichern

Mittels der Funktion Speichern können Sie den aktuellen Projektstand sichern. Sie können das Projekt zu jeder Zeit mit der in 2.4.2 beschriebenen Funktion wieder herstellen und weiter bearbeiten.

2.4.4 Speichern unter

Die Funktion „Speichern unter“ führt die gleiche Aufgabe wie 2.4.3 durch, jedoch mit dem Unterschied, dass Sie zuvor einen Dateinamen und den Zielordner festlegen müssen. Das Projekt wird unter diesen Angaben gesichert. „Speichern unter“ ist nützlich, wenn Sie z. B. eine Datei unter einem andern Dateinamen speichern wollen. Die Funktion „Speichern unter“ wird auch aufgerufen, falls Sie ein Projekt sichern wollen, das Sie zum ersten mal sichern.